Value Stream Mapping (VSM)

Didalam penerapan lean system atau lean manufacturing system, yang bertujuan untuk menghilangkan atau eliminasi berbagai pemborosan yang terjadi didalam proses. teknik atau metode yang umu digunakan dalam menganalisa dan mendesain aliran material dan informasi yang diperlukan untuk menghasilkan barang atau jasa dikenal dengan nama value stream mapping (VSM) sering disebut juga dengan istilah material and information flow mapping, didalam dilakukan pemetaan dari end to end, dengan menangkap semua informasi atau proses yang berlangsung kemudian memetakannya kedalam model gambar realistis.

Melalui pemahaman terhadap kondisi proses, kedalam bantuk miniatur, akan sangat membantu untuk menganalisa, merumuskan dan mendefinisikan proses yang dapat memberikan kinerja yang lebih baik. Selain itu VSM juga bermanfaat dalam mengkategorikan proses kedalam tiga kategori yaitu Value Added Process, Non Value Added Process, dan Waste. Prose yang termasuk kedalam kategori waste seharusnya dilakukan eliminasi. Dalam pembuatan VSM terdapat beberapa langkah yang harus dilakukan diantaranya sebagai berikut:

Langkah 1 : Pilih Sponsor Anda dan Tentukan Harapan

Seperti didalam setiap proyek, penting adanya sponsor . Dalam hal ini diperlukan adanya seseorang yang dapat membuat keputusan, solusi arbitrase, dan rencana proyek. Sponsor biasanya akan memilih proses yang akan dipetakan dan biasanya akan memiliki pemahaman yang kuat dari  prestasi apa yang menjadi sasaran atau harapan.

Langkah 2: Pilih dan Tentukan Tim

Membangun dan menetapkan tim VSM sangat penting dan sangat penting, proses pengerjaan akan jauh lebih cepat dengan pendekatan tim. Kita harus memastikan bahwa setiap area atau stakeholder dari setiap proses terwakili misalnya Penjualan, Pembelian, Gudang dll.

Langkah 3 : Pilih Proses yang Akan Dipetakan

Perlu dilakukan pemilihan proses yang menjadi fokus utama, agar proses pemetaan dapat berlangsung secara lebih terarah.

Langkah 4 : Kumpulkan Data dan Buat Peta Proses Saat Ini

Salah satu kunci dasar VSM adalah memanfaatkan dan menganalisis data bisnis , proses ini mencakup persediaan material atau informasi, persyaratan  pelanggan (atau permintaan). Jangan mengabaikan waktu yang diperlukan untuk mengumpulkan data yang memadai, dan perlu diingat bahwa kondisi yang akan didatag akan dikembangkan dari pemetaan kondisi proses saat ini, sehingga sangat penting pemahaman yang benar terhadap prose yang dipetakan.

Didalam pemetaan proses kondisi saat ini dapat menggunakan icon-icon atau gambar standar yang umu digunakan dalam proses pemetaan proses, seperti aliran material, aliran informasi, supplier dan customer.  VSM harus memperhatikan semua waktu yang terdari dari awal sampai akhir proses.

Langkah 5: Kritisi Kondisi Saat Ini
Berdasarkan dari pemetaan proses yang sudah dilakukan pada langkah sebelumnya, maka pada langkah ini kita harus melakukan pengkajian setiap tahapan yang ada didalam proses, sehingga dapat disusun usulan dari proses yang akan diperbaiki.
Langkah 6 : Petakan Kondisi Proses Perbaikan

dari peta proses saat ini dan usulaan perbaikan yang telah diperoleh dari langkah-langkah sebelumnya, maka dapat disusun peta proses perbaikan. Didalam mendesain proses kita harus memperhatikan persyaratan customer. Kondisi proses hasil perbaikan seharusnya bertujuan pada kondisi proses yang jauh lebih ideal atau stabil.

Penentuan Key Performance Indicator (KPI) adalah bagian terpenting dalam mendesain proses yang diperbaiki, semua ukuran yang digunakan harus dapat diterapkan dan relevan dengan tujuan proses.

Langkah 7:  Menetapan Rencana Tindakan dan Penyampainya.

Berdasarkan pemetaan proses hasil perbaikan, harus disusun rencana tindakan yang akan dilakukan untuk menggeser kondisi proses yang sedang berjalan atau saat ini. Terdapat sejumlah cara yang dapat dilakukan, dalam proses penggeseran proses ini, namun tetap harus diawali terlebih dahulu dengan penyampaian perubahan dan rencan penerapan kepada semua bagian terkait.

Langkah 8 : Ukur Keuntungannya

Setelah desain proses perbaikan sudah diterapkan, selama periode tertentu bisa dalam bulan, kuartal, semester dan yang lainnya, perlu dilakukan pengukuran terhadap kinerja proses untuk memastikan bahwa proses yang berlangsung memang dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap kinerja proses, sesuai dengan tujuan atau sasaran yang diharapkan.